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谨防信息化系统与实际应用“两张皮”

更新时间:2020-10-19


特约撰稿人:武钢有限公司质检中心设备管理室肖宝丽





在设备管理方面,各企业的信息化工作推进程度不一。未应用信息化进行设备管理时,往往会存在设备基础信息台账依靠人工汇集,信息不完善;备件、材料库存信息无法实时掌控,备件、材料资源无法共享,实际消耗成本难以统计;计量管理主要依靠人工统计台账和编制送检计划;各类设备管理报表主要依靠人工汇集等问题。

设备管理信息化系统的应用有效解决了以上问题,并通过信息化的管理逐步实现设备管理精细化,提升设备精益化管理水平,控制设备维修成本,保障设备可靠运行。

通过信息化管理,将品种繁多、数量分散的设备纳入到信息化管理平台中进行管理,建立完善的设备管理基础信息,实现设备、备件、材料信息和资源共享,专业管理报表自动生成,提升设备保障能力,实现消耗成本受控,降低备件材料消耗。





信息化系统功能设计很重要


以管理创新为导向,强化流程管控和过程管理,重点解决设备管理中的突出问题,建立完善的设备管理基础信息,实现设备、备件、材料信息和资源共享、消耗成本受控,系统自动生成专业管理报表,提升设备保障能力,降低备件材料消耗。

科学合理的制定信息化系统建设内容和方案是系统建设的关键。设备管理信息化系统功能和流程设计,需要经过充分的调研和反复深入的论证,编制详细的设计需求,提供各种管理报表的模板,融入到各项具体程序设计中。通过功能和流程设计,设备管理各专业形成有机的整体,将人、机、料、法、环等管理要素有机结合起来,通过系统模块/网络架构将分散的设备信息集成起来,形成可靠有效的设备管理体系。

设备管理信息化系统建设的主要内容包括设备管理、备件、材料、计量、设备运行等模块,各厂矿由于在设备管理的内容方面略有不同,主要内容也会有所差别。各管理模块分别按专业管理要求设立相应的子菜单,按岗位设置相应的管理权限和操作权限。


设备管理系统实施与应用


信息化系统流程设置:信息化系统建设如果脱离了实际的管理需要和管理要求,就容易存在系统操作与实际脱节,形成“两张皮”,造成信息化系统建设难以落地生根。因此,在信息化系统建设初期,应按照“精简程序、理清流程、明确要求、分清责任”的要求,对《材料、备件管理办法》、《计量管理办法》、《设备设施管理办法》等专业管理制度进行全面清理和修订,完善了设备管理制度体系。通过制度建设,明确各项管理工作要求,理顺管理流程,确保制度的适宜性、充分性和有效性。

设备管理信息化系统的建设紧紧依托管理制度,根据制度要求设置系统各项流程;根据各单位及人员在设备管理中所承担职责的不同,设置不同的使用功能;根据各级人员的操作、审批权限不同,设置不同的使用权限;在系统登入页面,设置用户名和登录密码,具有唯一性;密码由用户进行设置,每次进入系统时需输入用户名和密码,每项操作均可以在系统中进行追溯。

通过信息化与制度的融合,将设备管理信息化系统与设备实际工作紧密结合在一起,保证了设备管理工作的规范、一致、有效。

系统上线运行和深化应用:设备管理信息化系统从建设开始到上线使用,经过需求确认、初步设计、开发测试、上线运行、优化改进等阶段,系统上线后,对使用中暴露出来的问题进行优化完善,持续对系统进行功能完善和程序优化,使系统达到最优。设备管理信息化在公司内部率先实现了系统中备件/材料料号与公司ERP系统同步、备件/材料计划上抛ERP系统、ERP系统领料单同步至本系统等功能,实现了备件/材料资源共享、计量管理全流程信息化。通过设备管理信息化系统建成较完善的设备管理体系。在具体的实践与应用过程中,主要开展的工作有以下几方面:

一是统一标准,做好基础数据采集。

设备管理信息化系统的上线运行必须有完善的基础数据作支撑,基础信息是系统实施的前提。在设备管理信息化系统上线运行时,首先进行设备基础信息数据的收集、整理工作。按照统一模板格式,对各项填写内容制定统一的标准,确保各项基础数据的收集按计划进度完成。比如,系统上线初期,“设备基本信息”中录入了1221项设备信息,“计量ABC台账”中录入了2998项计量设备/器具台账,这些数据的清理、汇总、完善是设备管理的基础。在初期的信息录入完成之后,系统中的各项数据维护和完善,则按照管理流程在系统中进行,如新增、停用、报废、调拨等各项操作,按管理流程进行相应的申报、审批,各项基础数据的维护成为常态化,大大提高了管理效率。

二是试点先行,分阶段推进。

为确保项目顺利部署实施,采用“培训指导、试点先行、测试优化、逐步推广”的方式分阶段开展系统的实施与推广应用工作。进行项目试点和测试优化是为了充分发现问题、分析问题、解决问题,使系统运行更加顺畅,更加符合操作和管理需要,为系统的全面推广应用打下坚实的基础。选择设备基础工作比较好的车间进行,鼓励试点单位多使用、多思考、多提问题、多提建议,通过发现问题、分析问题、解决问题,使系统应用形成良性循环。通过不断地优化改进、稳步推进,设备管理信息化系统得到了全面应用。

三是优化完善,深化功能应用。

经过不断的测试、使用、优化,信息化系统在设备管理、备件、材料、计量等各专业管理方面发挥了重要作用。

在设备管理上,建立和完善了设备基本信息台账,每台设备均按统一的编码规则编制唯一的设备编码,对设备进行ABC分类管理,在系统中自动生成“设备ABC分类标牌”,并与设备实物管理相结合,做到标识清晰,统一规范;建立“设备文件档案”管理功能,可方便的查阅设备图纸等技术资料。

在设备运行管理上,围绕设备四大核心“设备三级点检、计划检修、周期维护、周期润滑”,建立维护、检修模型,系统自动生成设备三级点检、计划检修/周期维护任务。通过强化落实设备三级点检,实施预知性的设备维护、检修,采取计划型、主动型的设备运行管理模式,可大大减少设备突发故障,使设备处于良好运行状态,保证设备精度。

计量管理功能应用:系统中建立计量信息台账及量传机构管理,系统自动生成《测量设备检定/校准年计划》,取代原有的人工统计、汇总工作方式;在系统中进行检定/校准计划、证书领用、登记管理,取代了原来证书的登记、领用纸质台账的管理方式,将体系管理要素充分融入到信息化系统中。

备件、材料管理功能应用:备件、材料均有唯一的料号进行识别管理,车间(或专检员)在系统中申报备件/材料计划,经审核同意后,直接与公司ERP系统中对接,可实时追踪计划到货情况。经采购的备件/材料在公司ERP系统中生成领料单,根据成本中心与相应的车间进行对应,经车间验收后进入库存管理,系统可打印备件/材料库存卡片,方便进行实物管理,做到实物标识清晰,库存信息一目了然,实现了物资资源信息共享,还可在系统中建立和完善备件/材料消耗定额、库存定额管理,指导计划的申报。备件出库与设备信息关联,可实时统计设备的备件消耗,掌握某台设备的备件信息。通过信息化系统的管理,对备件/材料从计划申报、审核、到货、领用进行全流程的管理,压缩了管理层级,做到流程清晰,管理规范,标识清楚,还可以实时掌控备件、材料的实际消耗,有利于降低采购和消耗成本,提升对设备的保障能力。

报表功能:充分利用信息化系统自动生成各专业报表,由系统自动生成《备件/材料消耗总费用统计报表》、《备件消耗明细费用统计报表》、《备件/材料到货率报表》、《测量设备ABC分类台账》、《实验室关键设备一览表》等报表,报表功能强大,为专业数据统计分析提供了有力支撑,减少人工统计报表的工作量,保证数据的准确、完善。


项目推广难在哪


基础数据采集工作。基础数据是设备管理信息化系统运行的支撑和前提,项目推进的快慢、运行是否顺畅,与基础数据有很大的关系。没有基础数据,系统不能运行;基础数据不准确,系统运行就会不顺畅。基础数据的整理工作量最大、耗时长、涉及面广,是最容易出错的部分,需要耐心细致地完成。

程序的测试优化工作。新程序上线使用前需要进行测试确认,由程序开发人员、使用人员进行反复测试,在测试中发现问题,解决问题;程序上线使用后,要跟踪使用情况,及时解决使用中存在的问题,持续进行程序优化,使功能最优。通过测试、优化,查找问题、分析问题、解决问题,形成PDCA良性循环,信息化工作推进才会有力、有效。

人员培训工作。不同的专业、不同的使用人员培训工作的内容和重点有所不同;由于岗位人员存在一定的流动性和变化,培训需要持续进行,灵活采取个别辅导加集中培训、现场指导和答疑等相结合的方式,让所有的操作人员掌握和熟悉系统操作,还应编制详细的《信息化系统使用手册》,指导操作和使用。

数据更新。系统正式上线后,各种基础数据已在系统中,使用中需要做好数据维护工作,及时进行数据的更新,使数据的更新形成良性循环。否则,就会因数据更新不及时造成报表不准确、系统功能不能切换、定时任务无法生成等问题,严重时甚至会使系统有些功能无法运行,久而久之,系统就会成为与实际情况不相符的虚架子。

系统维护。信息化系统一旦上线运行,各项工作对系统的依赖性就会较强,做好系统维护工作非常重要。系统维护主要包括硬件维护和软件维护。硬件维护主要做好系统相关的云平台、小型机、服务器等设备设施硬件维护工作,保证网络顺畅,设备正常运行;软件维护则包括做好系统的软件升级优化、功能扩展、系统问题解决、人员授权变更等工作。

设备管理信息化系统使用以来,在设备、备件、材料、计量等专业管理中发挥了重要作用,提升了设备精益化管理水平。有效解决了设备管理中存在的设备台账登记方式落后、报表主要依靠人工统计、备件/材料信息化管理程度不高等问题,实现了设备管理的流程化、信息化、规范化;提高了信息共享程度,减少了人工统计工作量和简单重复工作,大大提升了设备管理工作效率。

通过信息化管理,将所有可以利用的资源充分调动起来,减少管理层级,加快物资周转,减少库存,使备件、材料的利用率达到最大化,以消耗定额为指导,库存管理为依据,为备件/材料计划申报提供数据支持,在保证正常生产的同时最大限度控制消耗,有效降低备件/材料采购成本;将成本管理落实到车间、班组,充分发挥职工降本增效的积极性。





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